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Häufige Fragen

Was zeigt mir das Dashboard in kutego® eigentlich an?​

Das Dashboard ist deine zentrale Übersichtsseite. Es zeigt dir automatisch alle wichtigen Kennzahlen deines Tagesgeschäfts, z. B. aktuelle Kurstermine, offene Aufgaben, Buchungen, Zahlstatus, offene Rechnungen, Teilnehmerzahlen oder wichtige Systemhinweise. Du bekommst auf einen Blick einen Überblick über alles, was heute oder in nächster Zeit relevant ist.

Warum sehe ich auf meinem Dashboard andere Informationen als meine Mitarbeiter?​

Die Inhalte des Dashboards hängen von der Benutzerrolle ab. Mitarbeiter mit eingeschränkten Rechten sehen nur die Bereiche, für die sie freigeschaltet sind – z. B. ausschließlich ihre eigenen Kurstermine oder Nachrichten. Administratoren bzw. Eigentümer sehen alle Unternehmensbereiche.

Warum sehe ich im Dashboard Systemhinweise von kutego®?​

Wichtige Hinweise erscheinen, wenn Updates anstehen, neue Funktionen verfügbar sind oder Anpassungen in deinem Account erforderlich werden. Diese Meldungen unterstützen dich dabei, deinen Account optimal zu nutzen und technische Änderungen rechtzeitig umzusetzen. Du kannst sie schließen und jederzeit über den Button “Letzte Änderungen” oben links erneut aufrufen.

Wie kann ich die Kalenderansicht anpassen?​

Rechts oben in der Kalenderansicht findest du zwei wichtige Buttons: das Einstellungszahnrad und den Filter. Mit beiden kannst du die Darstellung deines Kalenders individuell an deine Arbeitsweise anpassen.

1. Einstellungen (Zahnrad)
Über das Einstellungszahnrad legst du fest:

  • deine Standardansicht (z. B. Wochen- oder Monatsansicht)
  • deinen bevorzugten Zeitraum
  • wie der Kalender beim Öffnen eines neuen Tabs standardmäßig geladen wird
    Damit bestimmst du, welche Darstellung für dich immer als Ausgangspunkt genutzt wird.

2. Filter
Über den Button Filter kannst du auswählen, welche Informationen dir angezeigt werden sollen, z. B.:

  • Standorte
  • Kursleiter / Mitarbeiter
  • Kurse oder Kurskategorien
  • Kurstermine ohne Kursleiter
  • Einzeltermine
  • Zusätzlich kannst du dir auch Feiertage und die Abwesenheiten deiner Mitarbeiter einblenden lassen.
    So erkennst du schnell, ob im Zeitraum freie Kapazitäten vorhanden sind oder Kursleiter fehlen. Die gewählten Filter bleiben so lange aktiv, bis du sie wieder zurücksetzt.

Wie kann ich das Dashboard bzw. meine Termine in meinen privaten Kalender exportieren?​

Du kannst alle deine Kurstermine und Einzeltermine direkt aus kutego® in deinen privaten Kalender (z. B. Google Kalender, Apple Kalender oder Outlook) übernehmen. Gehe dazu rechts oben im Dashboard auf das Symbol “Einstellungszahnrad”. Dort erhältst du einen persönlichen iCal-Link. Diesen Link kannst du anschließend in jedem gängigen Kalenderprogramm abonnieren. Durch das *Abonnement” werden alle deine Termine automatisch synchronisiert und aktualisiert – ohne dass du sie manuell nachtragen musst.

Wie kann ich meine privaten Termine in das kutego®-Dashboard importieren?​

Du kannst deinen privaten Kalender (z. B. Google Kalender, Apple Kalender, Outlook oder jeden anderen iCal-fähigen Kalender) direkt mit kutego® verknüpfen. Dadurch werden deine privaten Termine im Dashboard angezeigt und automatisch im Terminmodul berücksichtigt, sodass Doppelbuchungen verhindert werden.

So funktioniert es:

  1. Klicke oben rechts im Header auf „Mein Profil“.
  2. Wähle im Menü den Bereich Account.
  3. Gehe auf Verknüpfte Kalender und trage hier die iCal-URL deines privaten Kalenders ein.
  4. Speichere die Einstellung.

Sobald der Kalender verknüpft ist:

  • werden deine privaten Termine automatisch im Dashboard angezeigt
  • diese Zeiten gelten im Terminmodul als blockiert, sodass Kunden in diesen Zeiträumen keine Einzeltermine bei dir buchen können
  • alle Änderungen in deinem privaten Kalender werden regelmäßig synchronisiert
    Diese Funktion ist ideal, um private Verpflichtungen, externe Meetings oder berufliche Termine aus anderen Systemen automatisch in kutego® sichtbar zu machen — ganz ohne manuelle Doppeleintragungen.

Werden Dashboard-Termine automatisch im Terminmodul geblockt?​

Ja. Sobald du im Dashboard einen Termin anlegst, wird dieser automatisch als gebuchter Zeitslot im Terminmodul eingetragen und für andere Buchungen blockiert. Das bedeutet:

  • der Kunde kann in diesem Zeitraum keinen weiteren Termin buchen
  • der Mitarbeiter gilt für diesen Zeitraum als belegt
  • deine private Kalenderverknüpfung (falls aktiviert) wird ebenfalls berücksichtigt
    Damit vermeidest du Doppelbuchungen und musst keine zusätzlichen Einstellungen vornehmen.

Wie erkenne ich im Dashboard offene Rechnungen zu Terminen?​

Offene Rechnungen erkennst du an dem gelben Punkt beim jeweiligen Termin. Dieser zeigt an, dass eine Rechnung zwar existiert, aber noch nicht bezahlt wurde. Über einen Klick auf der Teilnehmerliste gelangst du direkt zur zugehörigen Rechnung, kannst den Zahlstatus prüfen oder eine Zahlung verbuchen. So behältst du jederzeit den Überblick, ohne lange suchen zu müssen.

Warum erscheint bei meinem Termin ein blauer Punkt?​

Ein blauer Punkt bedeutet, dass für diesen Termin noch keine Rechnung hinterlegt ist. Das kann mehrere Gründe haben:

  • du hast den Termin gerade erst über das Dashboard angelegt
  • der Termin wurde bewusst ohne Rechnung eingetragen
  • die Rechnung wurde versehentlich noch nicht erstellt
    Um dies zu beheben, klick auf den Termin und klicke auf „+ Rechnung anlegen“, um die passende Rechnung zu erzeugen.

Kann ich einen Termin ohne Rechnung anlegen und die Rechnung später erstellen?​

Ja, das ist problemlos möglich. Wenn du einen Termin direkt im Dashboard anlegst, wird zunächst nur der Zeitslot erstellt. Eine Rechnung entsteht dabei noch nicht.
Du kannst die Rechnung jederzeit nachträglich anlegen, indem du:
*den Termin anklickst

  • auf das blaue „+ Rechnung anlegen“ klickst
  • kutego® füllt dann alle relevanten Daten bereits für dich aus (Datum, Uhrzeit, Kunde, Preis), sodass du die Rechnung schnell und sauber erzeugen kannst.

Was bedeuten die farbigen Punkte (blau, gelb, grün) bei Terminen?​

Die farbigen Punkte in der Terminübersicht zeigen dir auf einen Blick den Rechnungsstatus des jeweiligen Termins:
*Blauer Punkt: Für diesen Termin wurde noch keine Rechnung erstellt.
*Gelber Punkt: Eine Rechnung wurde erstellt, ist aber noch nicht bezahlt.

  • Grüner Punkt: Die Rechnung zum Termin wurde vollständig bezahlt.
    Damit erkennst du sofort, welche Termine noch Nacharbeit benötigen — ohne erst in die Details gehen zu müssen.

Was bedeuten die farbigen Punkte bei Kursen?​

Bei Kursen verwendet kutego® ein Ampelsystem, das dir auf einen Blick zeigt, wie viele Plätze noch verfügbar sind:

  • Grün: Es sind viele Plätze frei. Der Kurs ist aktuell problemlos buchbar.
  • Gelb: Es sind nur noch wenige Plätze frei. Der Kurs wird bald voll.
  • Rot: Der Kurs ist ausgebucht. Es stehen keine freien Plätze mehr zur Verfügung.
    Dieses Ampelsystem hilft dir bei der Planung und gibt dir eine schnelle visuelle Rückmeldung über den Buchungsstatus deiner Angebote — ohne die Teilnehmerliste öffnen zu müssen.